Cadangan Sistem Bersepadu

PGRS Membership

Satu platform berpusat untuk mendaftar, mengesahkan, mengurus dan menghubungkan ahli dari akar umbi hingga HQ — dengan data yang sentiasa hidup, akses mengikut tanggungjawab dan kuasa akhir kekal di tangan HQ.

Fokus Fasa 1Menyatukan keahlian, struktur organisasi, kad/QR, mesyuarat, pembayaran, komunikasi dan pematuhan dalam satu aliran yang mudah difahami serta dikawal.

Nilai utama

Bukan sekadar borang pendaftaran online.

PGRS Membership dicadangkan sebagai pusat operasi keahlian yang menghubungkan rekod ahli, struktur organisasi dan urusan harian dalam satu sistem yang tersusun.

Satu rekod ahli

Setiap ahli mempunyai satu rekod pusat. Bahagian, PDM dan Cawangan melihat rekod yang sama mengikut skop masing-masing — bukan salinan database berasingan.

Dynamic by default

Sistem membantu membuat routing, semakan dan kelayakan secara automatik berdasarkan peraturan yang ditetapkan.

HQ final authority

Dalam apa juga kes, HQ boleh menyemak, mengambil alih, meluluskan, menolak atau override keputusan sistem dengan rekod audit.

Perjalanan ahli

Aliran yang mudah untuk ahli, lengkap untuk pengurusan.

Bahagian hadapan direka ringkas. Proses kawalan, pengesahan dan pengurusan berlaku di belakang tanpa membebankan pemohon.

Pendaftaran Online

Ahli mengisi maklumat yang diperlukan berdasarkan keperluan parti, perlembagaan dan pematuhan ROS.

TelefonMaklumat diriAlamat

Pengesahan Asas

OTP + tangkapan gambar MyKad + pengesanan kualiti + OCR + padanan data + semakan rekod pendua.

MyKad CaptureOCRDuplicate Check

Full eKYC — Pilihan HQ

HQ boleh menetapkan OFF, wajib untuk semua atau hanya kes terpilih. Jika aktif, boleh melibatkan selfie, face match dan liveness.

HQ ON/OFFKes Terpilih

Semakan & Kelulusan

Sistem memberi cadangan berdasarkan rule. HQ kekal pihak yang mempunyai keputusan akhir dan kuasa override.

LulusPembetulanSemakan

Ahli Aktif

Nombor ahli, profil, status organisasi dan Kad Ahli Digital dijana serta dihubungkan kepada satu identiti ahli.

Member IDDynamic QR

Operasi Berterusan

QR yang sama digunakan untuk pengesahan, mesyuarat, perwakilan, yuran, kad fizikal dan urusan ahli yang lain.

MesyuaratBayaranNotifikasi

Struktur pengurusan

Akar umbi diurus mengikut skop, bukan diputuskan dari data pusat.

Master struktur organisasi boleh dikemas kini oleh HQ. Bilangan Bahagian, hubungan DUN/PDM/Cawangan dan pembahagian skop tidak perlu di-hardcode dalam sistem.

HQ / PusatPemilik rekod pusat, polisi dan kuasa akhir.

BahagianMengurus keseluruhan kawasan, boleh berurusan terus dengan Cawangan atau delegasi kepada PDM.

PDMLapisan pengurusan pertengahan untuk mengecilkan skop dan mengurus Cawangan di bawahnya mengikut kuasa diberi.

CawanganPengurusan akar umbi dan ahli dalam kawasan sendiri.

AhliProfil, kad, QR, pembayaran, notifikasi dan rekod sendiri.

Prinsip kuasa

Bahagian boleh mengurus terus Cawangan apabila perlu. Dalam urusan lain, PDM boleh diberi tanggungjawab mengurus Cawangan di bawahnya. HQ kekal mempunyai kuasa override bagi semua keputusan sistem.

Keunikan yang membezakan

Satu identiti ahli, banyak kegunaan operasi.

Nilai utama PGRS Membership terletak pada bagaimana data ahli yang sama digunakan semula secara selamat untuk urusan sebenar organisasi.

MyKad Capture + Full eKYC Pilihan

Fasa asas tidak memaksa kos Full eKYC bagi setiap orang.

✓Tangkap gambar MyKad

✓Semak kualiti imej & OCR

✓Padan data & kesan pendua

✓HQ aktifkan Full eKYC jika diperlukan

QR Kekal, Data Sentiasa Semasa

QR boleh dicetak hari ini tetapi keputusan selepas scan sentiasa membaca rekod live dari sistem.

Kad Ahli PGRSDigital / Fizikal / Cetak Sendiri

AHMAD BIN XXXXX

PGRS-00123456
Bahagian • PDM • Cawangan

Hasil ScanAKTIF

Jawatan: Ketua Cawangan
Perwakilan: Ya
Cawangan: Semasa
Yuran: Dikemas kini

Kelayakan Mesyuarat✓ LAYAK MASUK

Mesyuarat Tanpa Senarai Manual

Mesyuarat boleh diwujudkan di peringkat Cawangan, PDM, Bahagian dan HQ.

1Tetapkan mesyuarat & siapa yang layak

2Ahli hadir dan tunjuk QR

3Setiausaha / Penolong Setiausaha scan

4Kehadiran dan kelayakan direkod terus

Akses scanner dikawalScanner kehadiran hanya untuk Setiausaha dan Penolong Setiausaha pada peringkat masing-masing, dengan log siapa yang membuat scan.

Eligibility, Bukan Sekadar Identiti

QR menjawab dua soalan: “siapa ahli ini?” dan “adakah beliau layak untuk urusan ini?”

✓Status ahli aktif

✓Jawatan semasa

✓Perwakilan bagi mesyuarat tertentu

✓Skop Bahagian / PDM / Cawangan

Kad & pembayaran

Ahli tidak diwajibkan membeli kad fizikal untuk menikmati fungsi QR.

Sistem menyediakan pilihan mengikut keperluan dan bajet, sementara HQ mengawal harga, vendor, penghantaran dan polisi kad.

Kad Digital

Tersedia kepada ahli selepas diluluskan. QR membaca status live.

PDF

Cetak QR Sendiri

Ahli boleh simpan atau cetak QR/PDF untuk digunakan ketika mesyuarat walaupun tanpa telefon pintar.

Kad Fizikal Rasmi

Boleh mempunyai harga berasingan. Tempahan, bayaran, penggantian dan tracking diurus dalam sistem.

01Order & BayaranAhli membuat tempahan melalui PGRS Membership.

02Routing HQHQ tentukan sama ada HQ atau vendor terpilih mengurus.

03Cetak & QCVendor hanya melihat data minimum yang diperlukan.

04PenghantaranVendor atau HQ boleh urus courier dan nombor tracking.

05SerahanStatus diterima dikemas kini dan ahli dimaklumkan.

Model vendor fleksibelHQ boleh pilih: urus sepenuhnya, vendor cetak sahaja, atau vendor urus end-to-end. Akses vendor boleh digantung, dihadkan mengikut tempoh/skop dan diambil alih oleh HQ pada bila-bila masa.

Komunikasi rasmi

Satu pusat komunikasi, saluran mengikut bajet.

HQ dan Bahagian boleh menghantar notifikasi rasmi berbentuk teks atau PDF kepada kumpulan sasaran masing-masing. Penghantaran tidak perlu dilakukan secara manual satu per satu.

In-AppSaluran asas dalam portal.

EmailSurat, resit & dokumen rasmi.

WhatsAppMakluman penting dan cepat.

SMSDigunakan apabila perlu / mengikut bajet.

Sasaran penerima

Ahli, Ketua/Setiausaha Cawangan, Ketua/Setiausaha PDM, ADUN/SU Bahagian, AJK, perwakilan atau kumpulan tertentu.

Makluman yang boleh dijejak

Sent, delivered, dibaca, “Terima & Maklum”, tindakan diperlukan dan reminder boleh direkod mengikut jenis hebahan.

Skop Fasa 1

14 modul utama dalam satu ekosistem.

Modul dipecahkan mengikut tugas supaya mudah dikendalikan oleh unit yang berlainan tanpa membuka akses yang tidak diperlukan.

Pendaftaran Keahlian Online

Permohonan, data parti/ROS dan status proses.

Pengesahan MyKad / eKYC

OTP, capture MyKad, OCR, duplicate check dan Full eKYC opsyen HQ.

Kelulusan Keahlian

Semakan, pembetulan, keputusan dan nombor ahli.

Pengurusan Ahli

Profil, status, carian, sejarah dan perpindahan.

Struktur Organisasi

HQ, Bahagian, PDM, Cawangan dan hubungan skop.

AJK & Jawatan

Bahagian menetapkan AJK Cawangan serta sejarah lantikan.

Role & Delegated Authority

Kuasa mengikut tugas, skop dan delegasi Bahagian kepada PDM.

Kad Digital & Kad Fizikal

QR, PDF cetak sendiri, kad rasmi, vendor dan penggantian.

QR & Eligibility

Pengesahan ahli, jawatan, perwakilan dan kelayakan.

Mesyuarat & Kehadiran

Mesyuarat semua peringkat, scanner dan live attendance.

Yuran & Pembayaran

Bayaran online, resit, yuran dan bayaran kad.

Pengeluaran & Penghantaran Kad

HQ/vendor, cetak, QC, courier dan tracking.

Notifikasi & Komunikasi Rasmi

Teks/PDF melalui In-App, Email, WhatsApp dan SMS.

ROS, Keselamatan & Audit

Pematuhan rekod, akses terkawal dan jejak setiap tindakan penting.

Akses & tanggungjawab

Akses diberi ikut tugas, bukan sekadar pangkat.

Cadangan asas ialah sekitar 16 jenis akses utama, tetapi permission sebenar ditetapkan mengikut section dan skop organisasi supaya tidak berlaku akses berlebihan.

Kumpulan aksesTumpuan utama

Super Admin HQKeseluruhan sistem, polisi, override dan kawalan akses.

HQ — Keahlian / VerificationPermohonan, MyKad/OCR/eKYC dan keputusan keahlian.

HQ — Kewangan / Kad / KomunikasiYuran, pembayaran, kad, vendor, penghantaran dan hebahan rasmi.

BahagianKeseluruhan skop Bahagian, AJK Cawangan dan komunikasi kawasan.

PDMPengurusan Cawangan di bawahnya mengikut delegasi.

CawanganOperasi akar umbi dan ahli Cawangan sendiri.

Setiausaha / Penolong✓ Akses scanner kehadiran mengikut peringkat masing-masing.

Vendor KadTerhad kepada order, cetakan, QC, tracking dan data minimum yang diperlukan.

AhliProfil sendiri, kad/QR, bayaran, notifikasi dan status sendiri.

Operasi yang membantu pengurusan

Tambahan praktikal untuk mengurangkan kerja manual.

Task & Follow-up Queue

Senarai tindakan yang belum selesai: permohonan, kad gagal dihantar, cawangan belum kemas kini dan kes semakan.

Member Timeline

Sejarah ahli dari pendaftaran, jawatan, pertukaran kawasan, bayaran hingga kehadiran mesyuarat.

Case Management

Kes luar biasa seperti duplicate, pertikaian status, pindah kawasan atau isu kad mempunyai Case ID dan keputusan yang boleh dijejak.

Data Quality

Kesan rekod tidak lengkap, nombor telefon tiada, gambar kurang jelas, ahli belum mempunyai cawangan dan data yang perlu diperbetulkan.

Auto Generate Dokumen

Surat kelulusan, surat lantikan, senarai perwakilan, resit dan laporan boleh dijana daripada data yang telah disahkan.

Akses Sementara

Jika perlu, HQ/Bahagian boleh memberi akses sementara mengikut tarikh dan menariknya semula secara automatik selepas tamat tempoh.

Apa yang menjadikan PGRS Membership bernilai?

Ia menyatukan data, operasi dan komunikasi dalam satu ekosistem sambil mengekalkan kawalan organisasi sebenar. Sistem membantu mempercepat kerja — bukan mengambil alih kuasa pengurusan.

Data tunggal, bukan berpecahSemua peringkat melihat sumber data yang sama.

QR menjadi credential hidupIdentiti, status, jawatan, perwakilan dan kehadiran.

Operasi boleh didelegasiBahagian, PDM, Cawangan dan vendor mempunyai skop jelas.

HQ tidak kehilangan kuasaDefault dynamic; keputusan akhir tetap HQ.

Nota untuk keputusan pengurusanBlueprint ini ialah cadangan Fasa 1. Medan pendaftaran, syarat keahlian, struktur organisasi, kadar yuran, polisi kad dan workflow akhir perlu dipadankan dengan Perlembagaan PGRS yang berkuat kuasa serta keperluan ROS sebelum pembangunan produksi dimuktamadkan.